8.  Dati idonei a rivelare lo stato di salute.

8.1. Dati sanitari. Il datore di lavoro pubblico deve osservare cautele particolari anche per il trattamento dei dati sensibili (artt. 4, comma 1, lett. d), 20 e 112 del Codice) e, segnatamente, di quelli idonei a rivelare lo stato di salute.

Nel trattamento di queste informazioni l'amministrazione deve rispettare anzitutto i princìpi di necessità e di indispensabilità, valutando specificamente il rapporto tra i dati sensibili e gli adempimenti derivanti da compiti e obblighi di volta in volta previsti dalla legge (artt. 20 e 22 del Codice). È importante valorizzare tali princìpi nell'applicare disposizioni di servizio e regolamenti interni precedenti alla disciplina in materia di protezione dei dati personali.

In tale quadro non risultano, ad esempio, lecite le modalità - utilizzate da amministrazioni militari e forze di polizia, a fini di organizzazione del lavoro e/o di turni di servizio - che prevedono la redazione di un elenco nominativo di ufficiali o agenti in licenza, recante:

- l'indicazione «per convalescenza» o «in aspettativa», per regolare l'accesso alla caserma del personale assente dal servizio [49];

- l'indicazione, su ordini di servizio o altri atti affissi nei luoghi di lavoro, i motivi giustificativi delle assenze del personale (utilizzando, ad esempio, diciture quali «a riposo medico»).

Particolari accorgimenti per la gestione dei dati sensibili possono essere previsti anche da norme estranee al Codice in materia di protezione dei dati personali, ma volte comunque a contenere, nei limiti dell'indispensabile, i dati dei quali il datore di lavoro può venire a conoscenza per instaurare e gestire il rapporto di lavoro [50]. La disciplina contenuta nel Codice deve essere quindi coordinata e integrata (cfr. punto 3.2.) con altre regole settoriali [51] o speciali [52].

8.2. Assenze per ragioni di salute. Riguardo al trattamento di dati idonei a rivelare lo stato di salute, la normativa sul rapporto di lavoro e le disposizioni contenute in contratti collettivi possono giustificare il trattamento dei dati relativi a casi di infermità che determinano un'incapacità lavorativa (temporanea o definitiva), con conseguente accertamento di condizioni di salute del lavoratore da parte dell'amministrazione di appartenenza [53], anche al fine di accertare l'idoneità al servizio, alle mansioni o allo svolgimento di un proficuo lavoro [54].

Tra questi ultimi può rientrare anche una informazione relativa all'assenza dal servizio per malattia, indipendentemente dalla circostanza che sia contestualmente indicata esplicitamente la diagnosi [55].

Non diversamente, il datore di lavoro può in vari casi trattare legittimamente dati sensibili relativi all'invalidità o all'appartenenza a categorie protette, nei modi e per le finalità prescritte dalla vigente normativa in materia (art. 112, comma 2, lett. a) del Codice) [56].

A tale riguardo va rilevata la sussistenza di specifici obblighi normativi nei riguardi del lavoratore per consentire al datore di lavoro di verificare le sue reali condizioni di salute nelle forme di legge [57]. Per attuare tali obblighi è ad esempio previsto che venga fornita all'amministrazione di appartenenza un'apposita documentazione a giustificazione dell'assenza, consistente in un certificato medico contenente la sola indicazione dell'inizio e della durata presunta dell'infermità: c.d. «prognosi» [58]. In assenza di speciali disposizioni di natura normativa, che dispongano diversamente per specifiche figure professionali [59], il datore di lavoro pubblico non è legittimato a raccogliere certificazioni mediche contenenti anche l'indicazione della diagnosi [60].

Anche nei casi in cui la raccolta dei dati relativi alla diagnosi sia effettuata lecitamente sulla base di tali disposizioni, in conformità ai princìpi di proporzionalità e indispensabilità, non è consentito all'amministrazione di appartenenza trascrivere nei documenti caratteristici o matricolari del personale le indicazioni sulla prognosi e la diagnosi contenute nei certificati prodotti dall'interessato per giustificare le assenze dal servizio (artt. 11, comma 1, lett. e) e 22, comma 9, del Codice) [61]. A tale riguardo, va anzi rilevato che, qualora il lavoratore produca documentazione medica recante anche l'indicazione della diagnosi insieme a quella della prognosi, l'amministrazione (salvi gli speciali casi eventualmente previsti nei termini sopra indicati) deve astenersi dall'utilizzare ulteriormente tali informazioni (art. 11, comma 2, del Codice) invitando anche il personale a non produrne altri con le medesime caratteristiche [62].

In linea generale, all'esito delle visite di controllo sullo stato di infermità - effettuate da medici dei servizi sanitari pubblici (art. 5 legge 20 maggio 1970, n. 300) [63] -, il datore di lavoro pubblico è legittimato a conoscere i dati personali dei lavoratori riguardanti la capacità o l'incapacità al lavoro e la prognosi riscontrata, con esclusione di qualsiasi informazione attinente alla diagnosi [64].

In tale quadro, il datore di lavoro può, al fine di far valere i propri diritti in relazione a fenomeni di ritenuto assenteismo e di eventuale non veritiera certificazione sanitaria, redigere note informative, segnalazioni o denunce contenenti anche riferimenti circostanziati alle ragioni e alle modalità delle singole assenze e individuandone i destinatari nel rispetto dei princìpi di indispensabilità, pertinenza e non eccedenza [65].

Sulla base degli elementi acquisiti da segnalazioni e quesiti pervenuti all'Autorità, risulta giustificata, alla luce delle disposizioni contenute nei contratti collettivi, la conoscenza da parte dell'amministrazione di appartenenza di informazioni personali relative all'effettuazione di visite mediche, prestazioni specialistiche o accertamenti clinici, nonché alla presenza di patologie che richiedono terapie invalidanti [66], quando il dipendente richiede di usufruire del trattamento di malattia o di permessi retribuiti per le assenze correlate a tali esigenze.

8.3. Denuncia all'Inail. Per dare esecuzione ad obblighi di comunicazione relativi a dati sanitari, in taluni casi il datore di lavoro può anche venire a conoscenza delle condizioni di salute del lavoratore.

Tra le fattispecie più ricorrenti deve essere annoverata la denuncia all'istituto assicuratore (Inail) avente ad oggetto infortuni e malattie professionali occorsi ai lavoratori; essa, infatti, per espressa previsione normativa, deve essere corredata da specifica certificazione medica (artt. 13 e 53 D.P.R. n. 1124 del 1965).

In tali casi l'amministrazione, pur potendo conoscere la diagnosi, deve comunicare all'ente assicurativo solo le informazioni sanitarie relative o collegate alla patologia denunciata, anziché dati sulla salute relativi ad altre assenze che si siano verificate nel corso del rapporto di lavoro, la cui eventuale comunicazione sia eccedente e non pertinente - con la conseguente loro inutilizzabilità -, trattandosi di dati non rilevanti nel caso oggetto di denuncia (art. 11, commi 1 e 2, del Codice) [67].

8.4. Visite medico-legali. Le pubbliche amministrazioni possono trattare legittimamente dati idonei a rivelare lo stato di salute dei propri dipendenti, non solo per accertare, anche d'ufficio, attraverso le strutture sanitarie pubbliche competenti, la persistente idoneità al servizio, alle mansioni o allo svolgimento di un proficuo lavoro [68], ma anche per riconoscere la dipendenza da causa di servizio, per concedere trattamenti pensionistici di privilegio o l'equo indennizzo [69] ovvero per accertare, sempre per fini pensionistici, la sussistenza di stati invalidanti al servizio o di inabilità non dipendenti da causa di servizio (artt. 20 e 112, comma 2, lett. d) del Codice) [70].

Nel disporre tali accertamenti le amministrazioni possono comunicare ai collegi medici competenti i dati personali sensibili del dipendente dei quali dispongano, nel rispetto del principio di indispensabilità (art. 22, commi 1, 5 e 9) [71]; devono inoltre conformare il trattamento dei dati sanitari del lavoratore secondo modalità volte a prevenire violazioni dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità dell'interessato, anche in riferimento al diritto alla protezione dei dati personali (cfr. par. 4.3) [72].

Analoghi accorgimenti devono essere adottati dagli organismi di accertamento sanitario all'atto sia della convocazione dell'interessato a visita medico-collegiale, sia della comunicazione dell'esito degli accertamenti effettuati all'amministrazione di appartenenza del lavoratore, ed eventualmente all'interessato medesimo. In particolare, nel caso di accertamenti sanitari finalizzati ad accertare l'idoneità al servizio, alle mansioni o a proficuo lavoro del dipendente, alla luce del principio di indispensabilità, i collegi medici devono trasmettere all'amministrazione di appartenenza dell'interessato il relativo verbale di visita con la sola indicazione del giudizio medico-legale di idoneità, inidoneità o di altre forme di inabilità [73].

Qualora siano trasmessi dagli organismi di accertamento sanitario verbali recanti l'indicazione della diagnosi dell'infermità o della lesione che determinano un'incapacità lavorativa, i datori di lavoro non possono, comunque, utilizzare ulteriormente tali informazioni (art. 11, comma 2, del Codice).

8.5. Abilitazioni al porto d'armi e alla guida. In conformità alle norme sulle autorizzazioni di polizia per la detenzione ed il porto d'armi, le amministrazioni possono di regola trattare i dati relativi agli esiti delle visite medico-legali cui sottopongono i propri dipendenti per consentire l'adozione da parte degli uffici competenti dei provvedimenti sull'arma di servizio, ove si tratti di agenti di pubblica sicurezza, abilitati al porto di pistola [74].

La normativa di settore e le disposizioni contenute nei contratti collettivi non autorizzano, invece, le pubbliche amministrazioni a comunicare agli uffici competenti del Dipartimento per i trasporti terrestri informazioni idonee a rivelare lo stato di salute dei propri dipendenti, ancorché acquisite legittimamente, per consentire di verificare la persistenza in capo a questi ultimi dei requisiti fisici e psichici previsti dalla legge per il conseguimento della patente di guida [75]. Allo stato dell'attuale normativa tale attività comporta, infatti, un flusso di dati personali sensibili verso l'amministrazione dei trasporti che non risulta trovare una base di legittimazione in un'idonea disposizione normativa [76], né risulta altrimenti riconducibile alle finalità di rilevante interesse pubblico connesse alla gestione di rapporti di lavoro da parte dell'amministrazione di appartenenza dell'interessato (art. 112 del Codice) [77].

Siffatte operazioni di comunicazione non possono ritenersi lecite anche se effettuate da forze armate e di polizia che, in base al Codice della strada, provvedano direttamente nei riguardi del personale in servizio all'individuazione e all'accertamento dei requisiti necessari alla guida dei veicoli in loro dotazione e al rilascio del relativo titolo abilitativo [78], attesa la diversità dei presupposti per il conferimento (o l'eventuale sospensione o ritiro) della patente militare rispetto a quella civile e la sfera di discrezionalità ad esse conferite [79].

8.6. Altre informazioni relative alla salute. Devono essere presi in considerazione altri casi nei quali può effettuarsi un trattamento di dati relativi alla salute del lavoratore (e anche di suoi congiunti), al fine di permettergli di godere dei benefici di legge: si pensi, ad esempio, alle agevolazioni previste per l'assistenza a familiari disabili, ai permessi retribuiti e ai congedi per gravi motivi familiari.

In attuazione dei princìpi di indispensabilità, pertinenza e non eccedenza, in occasione di istanze volte ad usufruire dei congedi a favore dei lavoratori con familiari disabili in situazione di gravità, l'amministrazione di appartenenza non deve venire a conoscenza di dati personali del congiunto portatore di handicap relativi alla diagnosi o all'anamnesi accertate dalle commissioni mediche indicate dall'art. 4 della legge 5 febbraio 1992, n. 104 [80]. A tal fine, infatti, il lavoratore deve presentare al datore di lavoro una certificazione dalla quale risulti esclusivamente l'accertata condizione di handicap grave per opera delle commissioni mediche di cui all'art. 1 della legge 15 ottobre 1990, n. 295 [81].

Diversamente, per usufruire di permessi o congedi per gravi infermità o altri gravi motivi familiari, il lavoratore è tenuto per legge a produrre alla propria amministrazione idonea documentazione medica attestante le gravi infermità o le gravi patologie da cui risultano affetti i propri familiari [82].

Allo stesso modo, il datore di lavoro può venire a conoscenza dello stato di tossicodipendenza di un proprio dipendente o di un familiare di questi, in caso di richieste di accesso o concorso a programmi riabilitativi o terapeutici con conservazione del posto di lavoro (senza retribuzione), atteso l'onere di presentare (nei termini prescritti dai contratti collettivi e dagli accordi di lavoro per il pubblico impiego) specifica documentazione medica al datore di lavoro [83].

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[49] Cfr. Provv. 7 luglio 2004, doc. web n. 1068839.

[50] Cfr. artt. 8 e 38 legge n. 300 del 1970 e artt. 113 e 171 del Codice.

[51] Tra le quali, ad esempio, la richiamata disciplina contenuta nel D.Lgs. n. 626 del 1994 o nell'art. 5 della legge n. 300 del 1970 sugli accertamenti sanitari facoltativi.

[52] Si pensi ai divieti contenuti negli artt. 5 e 6 legge 5 giugno 1990, n. 135, in materia di Aids.

[53] Cfr. art. 5 legge n. 300 del 1970; si vedano anche le pertinenti disposizioni dei contratti collettivi relativi ai differenti comparti (art. 21, comma 10, Ccnl Comparto ministeri del 16 maggio 1995; art. 17, comma 12, Ccnl relativo al personale del comparto scuola del 24 luglio 2003, già art. 49, lettera g) del Ccnl del 26 maggio 1999 e art. 23, comma 12, del Ccnl del 4 agosto 1995; art. 34, comma 10, Ccnl del personale non dirigente del comparto università, del 9 agosto 2000; art. 17, comma 11, Ccnl relativo al personale del comparto delle istituzioni e degli enti di ricerca e sperimentazione del 21 febbraio 2002; art. 11, comma 12, Ccnl relativo al personale del comparto delle istituzioni di alta formazione e specializzazione artistica e musicale del 16 febbraio 2005).

[54] Cfr. art. 5, comma 3, legge n. 300 del 1970, art. 15, D.P.R. n. 461 del 2001, art. 21, comma 3, Ccnl Comparto ministeri del 16 maggio 1995; art. 17, comma 3, Ccnl relativo al personale del comparto scuola del 24 luglio 2003, già art. 23, comma 3, del Ccnl del 4 agosto 1995; art. 34, comma 3, Ccnl del personale non dirigente del comparto università, del 9 agosto 2000; art. 17, comma 4, Ccnl relativo al personale del comparto delle istituzioni e degli enti di ricerca e sperimentazione del 21 febbraio 2002; art. 11, comma 3, Ccnl relativo al personale del comparto delle istituzioni di alta formazione e specializzazione artistica e musicale del 16 febbraio 2005. Dall'accertamento in questione può, inoltre, conseguire l'attribuzione all'interessato di altri incarichi o mansioni, oppure la risoluzione del rapporto di lavoro e la conseguente adozione degli atti necessari per riconoscere trattamenti pensionistici alle condizioni previste dalle disposizioni di settore. Cfr. art. 8 D.P.R. 27 febbraio 1991 n. 132 (Corpo forestale dello Stato); art. 129 D.Lgs. 30 ottobre 1992, n. 443 (Corpo di polizia penitenziaria); art. 15 D.P.R. 29 ottobre 2001, n. 461; art. 99 legge 22 dicembre 1975, n. 685; tossicodipendenza; art 5 D.P.R. 20 febbraio 2001, n. 114 (carriera diplomatica); art. 5 D.P.R. 23 maggio 2001, n. 316 (carriera prefettizia); art. 2 D.M. 30 giugno 2003, n. 198 (Polizia di Stato).

[55] Cfr. Provv. 7 luglio 2004, doc. web n. 1068839. V. pure il punto 50 della sentenza della Corte di giustizia delle Comunità europee 6 novembre 2003 C-101/01, Lindqvist.

[56] Cfr. legge n. 68 del 1999 citata e legge 29 marzo 1985, n. 113.

[57] Provv. 15 aprile 2004, doc. web n. 1092564; Cfr. art. 5 legge n. 300 del 1970; si vedano anche le pertinenti disposizioni dei contratti collettivi di lavoro applicabili ai diversi comparti come, ad esempio, l'art. 21 Ccnl comparto ministeri personale non dirigente del 16 maggio 1995.

[58] Cfr. art. 2 D.L. 30 dicembre 1979, n. 663, conv. in L., con mod., con l'art. 1 legge 29 febbraio 1980, n. 33, successivamente modificato dal comma 149 dell'art. 1 legge 30 dicembre 2004, n. 311.

[59] Cfr. art. 61 D.P.R. 28 ottobre 1985, n. 782 per il personale della Polizia di Stato.

[60] In tal senso si veda art. 17, comma 11, Ccnl relativo al personale del comparto scuola del 24 luglio 2003, già art. 49, lettera f) del Ccnl del 26 maggio 1999 e art. 23, comma 10, del Ccnl del 4 agosto 1995; art. 34,comma 9, Ccnl del personale non dirigente del comparto Università, del 9 agosto 2000; art. 17, comma 10, Ccnl relativo al personale del comparto delle istituzioni e degli enti di ricerca e sperimentazione del 21 febbraio 2002; art. 11, comma 11, Ccnl relativo al personale del comparto delle istituzioni di alta formazione e specializzazione artistica e musicale del 16 febbraio 2005.

[61] Cfr. art. 55 D.P.R. 10 gennaio 1957, n. 3 e art. 24 D.P.R. 3 maggio 1957, n. 686. Si veda anche Provv. 19 ottobre 2005, doc. web n. 1185148 con riferimento al servizio matricolare del Corpo della Guardia di finanza.

[62] Cfr. par. 11 delle presenti linee guida.

[63] Cfr. art. 2 D.L. 30 dicembre 1979, n. 663, conv. in L., con mod., con l'art. 1, legge 29 febbraio 1980, n. 33 e mod. dal comma 149 dell'art. 1 legge 30 dicembre 2004, n. 311. Si veda anche art. 14, lett. q), legge 23 dicembre 1978, n. 833.

[64] Art. 5 D.L. 12 settembre 1983, n. 463 conv., con mod., in L. 11 novembre 1983, n. 638 e art. 6, comma 3, D.M. 15 luglio 1986.

[65] Cfr. Provv. 24 settembre 2001, doc. web n. 39460 e 28 settembre 2001, doc. web n. 41103.

[66] Cfr. art. 17 Ccnl del personale del comparto scuola stipulato il 24 luglio 2003; art. 17 Ccnl del personale del comparto delle istituzioni e degli enti di ricerca e sperimentazione stipulato il 21 febbraio 2002; art. 34 Ccnl del personale non dirigente del comparto Università stipulato il 9 agosto 2000; art. 23 Ccnl del personale del comparto sanità stipulato il 1° settembre 1995 e art. 11 Ccnl integrativo stipulato il 20 settembre 2001; art. 21 Ccnl del personale del comparto ministeri stipulato il 16 maggio 1995 e art. 6 Ccnl integrativo stipulato il 16 maggio 2001. Si vedano anche i chiarimenti forniti dall'Aran in data 20 gennaio 2003 in relazione ai quesiti B14 e B16, in www.aranagenzia.it.

[67] In tal senso v. il Provv. 15 aprile 2004, doc. web n. 1092564.

[68] Art. 5, comma 3, legge n. 300 del 1970; art. 15 D.P.R. 29 ottobre 2001, n. 461.

[69] Cfr. D.P.R. 29 dicembre 1973, n.1092 e D.P.R. 29 ottobre 2001, n. 461.

[70] Cfr. art. 2, comma 12, legge 8 agosto 1995, n. 335; art. 13, legge 8 agosto 1991, n. 274; D.P.R. 29 ottobre 2001, n. 461.

[71] Artt. 7, 9, comma 2 e 15, comma 1, D.P.R. n. 461 del 2001.

[72] Cfr. Provv. 23 luglio 2004, doc. web n. 1099216.

[73] Art. 4, commi 3 e 4, D.P.R. n. 461 del 2001.

[74] Cfr. Provv. 22 gennaio 2004, doc. web n. 1086280; v. anche, per altri profili, Provv. 15 gennaio 2004, doc. web n. 1054663 e Trib. Venezia 14 luglio 2004, n. 340.

[75] Cfr. artt. 119 e 128-130 D.Lgs. 30 aprile 1992, n. 285.

[76] Cfr. D.Lgs. 30 aprile 1992, n. 285 e D.P.R. 16 dicembre 1992, n. 495.

[77] Cfr. artt. 119 e 128-130 D.Lgs. 30 aprile 1992, n. 285. In merito, poi, alle comunicazioni di dati personali sensibili da parte delle aziende sanitarie alle commissioni mediche locali per le patenti di guida si guardi il Provv. del Garante del 28 giugno 2006, doc. web n. 1322833.

[78] Art. 138 D.Lgs. n. 285 del 1992.

[79] Cfr. art. 138, commi 4 e 12, D.Lgs. n. 285 del 1992. Si veda anche Cons. Stato sez. IV, 14 maggio 2001, n. 2648.

[80] Cfr. Provv. 21 marzo 2007, doc. web n. 1395821.

[81] Cfr. art. 33 legge 5 febbraio 1992, n. 104; art. 4, comma 2, legge 8 marzo 2000, n. 53 e artt. 33 e 42 D.Lgs. 26 marzo 2001, n. 151; si veda anche Cass. civ., 17 agosto 1998, n. 8068.

[82] Art. 4, legge 8 marzo 2000, n. 53 e D.M. 21 luglio 2000, n. 278.

[83] Art. 124, commi 1 e 2, D.P.R. n. 309 del 1990.