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Schema di regolamento per il trattamento di dati personali sensibili e giudiziari

Dettagli


Parere 26 luglio 2012 del Garante per la protezione dei dati personali
Parere del Garante su una versione aggiornata dello schema tipo di regolamento per il trattamento di dati
personali sensibili e giudiziari da effettuarsi presso le regioni e le province autonome, le aziende sanitarie, gli enti
e agenzie regionali/provinciali, gli enti vigilati dalle regioni e dalle province autonome - 26 luglio 2012
Registro dei provvedimenti
n. 220 del 26 luglio 2012
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In data odierna, con la partecipazione del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, del
dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il Codice in materia di protezione dei dati personali;
Vista la richiesta di parere della Conferenza delle regioni e delle province autonome sullo schema tipo aggiornato di
regolamento per il trattamento di dati personali sensibili e giudiziari da effettuarsi presso le regioni e le province autonome, le
aziende sanitarie, gli enti e agenzie regionali/provinciali, gli enti vigilati dalle regioni e dalle province autonome (prot. n.
2878/C2 INFO del 18 giugno 2012);
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore dott. Antonello Soro;
PREMESSO:
La Conferenza delle regioni e delle province autonome ha chiesto il parere del Garante in ordine ad una versione aggiornata
dello schema tipo di regolamento per il trattamento di dati personali sensibili e giudiziari da effettuarsi presso le regioni e le
province autonome, le aziende sanitarie, gli enti e agenzie regionali/provinciali, gli enti vigilati dalle regioni e dalle province
autonome, sul quale l'Autorità aveva espresso parere favorevole con il provvedimento del 13 aprile 2006 [doc. web
n. 1272225].
La revisione del predetto schema tipo, curata dal tavolo di lavoro interregionale cui ha partecipato l'Ufficio del Garante, trae
origine dalla necessità, evidenziata da parte di più enti, di adeguare i regolamenti regionali sul trattamento dei dati sensibili e
giudiziari al mutato quadro normativo in vari settori di attività di competenza delle regioni, delle aziende sanitarie e degli altri
enti strumentali o vigilati dalle regioni e dalle province autonome.
Le regioni e le province autonome, le aziende sanitarie, gli enti e agenzie regionali/provinciali, gli enti vigilati dalle regioni e
dalle province autonome, al pari degli altri soggetti pubblici, possono trattare i dati sensibili e giudiziari (fatto salvo quanto
previsto dagli artt. 75 e seguenti del Codice per i trattamenti effettuati dalle aziende sanitarie per finalità di diagnosi,
prevenzione e cura della salute), in base ad un'espressa disposizione di legge nella quale siano specificati i tipi di dati, le
operazioni eseguibili e le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite.
In presenza di una disposizione primaria che si limiti a specificare solo la finalità di rilevante interesse pubblico, è necessario
identificare e rendere pubblici, in un atto di natura regolamentare conforme al parere reso dal Garante, i tipi di dati sensibili o
giudiziari, nonché le operazioni eseguibili in relazione alle finalità perseguite nei singoli casi, al fine di rendere legittimo il
trattamento.
A tale scopo, le regioni e le province autonome sono tenute ad adottare un atto di natura regolamentare conforme al parere
reso dal Garante, che, in armonia con il principio di semplificazione, nel quadro di un elevato livello di tutela dei diritti, può
essere fornito anche su schemi-tipo (art. 20 del Codice).
In questa prospettiva il Garante, sin dal 2004, ha intrapreso alcune iniziative con la Conferenza delle regioni e delle province
autonome, che ha portato alla predisposizione del citato primo schema tipo di regolamento nel 2006 e, successivamente al
testo in esame. Quest'ultimo nasce dall'esigenza di individuare un quadro aggiornato di garanzie in conformità al quale
potranno essere adottati i necessari atti regolamentari sul trattamento di dati di pertinenza delle regioni e delle province
autonome, delle aziende sanitarie, degli enti e delle agenzie regionali/provinciali, degli enti vigilati dalle regioni e dalle province
autonome.
Qualora tali atti siano adottati in conformità alla versione aggiornata dello schema tipo di regolamento in esame, essi non
dovranno essere sottoposti singolarmente al Garante per il parere. Eventuali ulteriori trattamenti di dati sensibili e/o giudiziari
non considerati nello schema tipo in esame non potranno essere effettuati. Laddove si renda, tuttavia, indispensabile trattare
ulteriori categorie di dati, o eseguire altre operazioni di trattamento per perseguire finalità di rilevante interesse pubblico
individuate dalla legge, le integrazioni o modifiche dovranno essere sottoposte al parere del Garante.
OSSERVA
Il predetto schema tipo è composto da 2 allegati, che individuano i tipi di dati che possono essere trattati e le operazioni su di
questi eseguibili, rispettivamente:
- da parte delle regioni/province autonome, degli enti e agenzie regionali/provinciali e degli enti vigilati dalle regioni e
dalle province autonome (Allegato A), schede da 1 a 40);
- da parte delle aziende unità sanitarie locali, delle aziende ospedaliere, degli istituti di ricerca e cura a carattere
scientifico, delle aziende universitarie di qualsiasi tipo e natura operanti nell'ambito del Servizio Sanitario Nazionale
(Allegato B), schede da 1 a 40).
Il parere è reso su una versione aggiornata dello schema tipo di regolamento, che tiene conto di gran parte delle osservazioni
formulate, in via collaborativa, dall'Ufficio del Garante al tavolo di lavoro interregionale.
Oltre ad alcuni errori materiali evidenziati nell'Allegato 1) al presente parere, le osservazioni riguardano taluni aspetti
suscettibili di ulteriore perfezionamento, al fine di elevare lo standard di tutela del diritto alla protezione dei dati personali degli
interessati, nell'ambito dei trattamenti di dati personali presi in considerazione nello schema tipo aggiornato di regolamento.
1. Considerazioni generali
Con riferimento all'Allegato B), si evidenzia che in molte schede (v., a titolo esemplificativo, le schede 18 e 23), nella
Descrizione del trattamento e del flusso informativo, sono contenuti vari riferimenti ad attività, riconducibili a finalità di tutela
della salute o dell'incolumità fisica dell'interessato, di un terzo o della collettività, che non devono essere prese in
considerazione nello schema tipo in esame, in quanto per i trattamenti effettuati da organismi sanitari per tali finalità, come
previsto dall'art. 85, comma 2, del Codice, si osservano le disposizioni relative al consenso dell'interessato o all'autorizzazione
del Garante (art. 76 del Codice). E' necessario pertanto operare una parziale revisione delle indicazioni riportate nelle schede
dell'Allegato B) al fine di eliminare i predetti riferimenti.
2. Fonti normative
2.1 Nelle fonti normative della scheda 15 dell'Allegato A) e della scheda 2 dell'Allegato B), riguardanti le attività
amministrative correlate alla sorveglianza epidemiologica delle malattie infettive e diffusive, è stato menzionato il
D.M. 31 marzo 2008, concernente l'"Istituzione del sistema di sorveglianza delle nuove diagnosi di infezioni da HIV",
che risulta essere stato emanato senza il previsto parere del Garante (art. 154, comma 4 del Codice).
Al riguardo, in tale contesto, occorre rappresentare che i regolamenti e gli atti adottati senza la doverosa
consultazione dell'Autorità sono viziati per violazione di legge e del diritto comunitario in materia. Inoltre, i dati
personali trattati in applicazione di tali atti sono inutilizzabili, anche con conseguente responsabilità diretta, da parte
di qualunque soggetto emanante ulteriori atti applicativi (art. 11, comma 2, del Codice).
Il decreto prevede la notifica, attraverso la scheda allegata allo stesso, dei nuovi casi di infezione da HIV da parte dei
centri clinici che offrono diagnosi e cura per HIV alle regioni e, da queste, all'Istituto superiore di sanità. Per i profili
riguardanti la protezione dei dati personali, vanno, tuttavia, sollevate alcune criticità relative, in particolare, al codice
identificativo individuato dal decreto per la notifica. Tale codice, infatti, non appare idoneo a garantire la non
identificazione della persona interessata come invece previsto dalla legge 5 giugno 1990, n. 135 (art. 5). Si
rappresenta, inoltre, che le modalità di trasmissione delle suddette notifiche previste nel citato decreto non
garantiscono un adeguato livello di sicurezza rispetto alla natura dei dati oggetto di trattamento nei confronti dei
quali l'ordinamento richiede cautele più rigorose (artt. 31 e 178, comma 2 del Codice).
Al riguardo, il Ministero della salute ha inviato una nota all'Autorità in cui, nel trasmettere il predetto decreto 31
marzo 2008, evidenzia l'intenzione di avviare un percorso collaborativo ai fini dell'acquisizione del previsto parere
segnalando, in particolare, la delicatezza degli aspetti relativi al codice univoco e alle misure di sicurezza disciplinati
nel provvedimento medesimo (nota prot. n.I.D. 108817538 del 17 luglio 2012). In tale quadro, pertanto, i
trattamenti di dati possono essere effettuati dalle aziende sanitarie, dalle regioni e dalle province autonome,
nell'ambito delle attività amministrative correlate alla sorveglianza epidemiologica dei casi di infezione da HIV, nel
rispetto delle specifiche cautele individuate dal Ministero della salute, in collaborazione con l'Autorità.
2.2 Lo schema tipo di regolamento in esame fa riferimento all'attivazione dei nuovi flussi di dati tra i medici
prescrittori e il Ministero dell'economia e delle finanze (di seguito Mef), ai fini di monitoraggio della spesa sanitaria e
di verifica dell'appropriatezza prescrittiva che sono stati introdotti dal comma 5-bis dell'art. 50 del d.l. 30 settembre
2003, n. 269 (convertito dalla l. 24 novembre 2003, n.326), inserito dall'art. 1, comma 810, lett. c) della legge 27
novembre 2006, n. 296 (scheda 12 dell'Allegato A)).
La suddetta disposizione legislativa rende necessario provvedere alla modifica del protocollo sottoscritto in data 9
marzo 2006 tra il Garante, il Mef, il Ministero della salute e le regioni in cui sono stati stabiliti i dati in possesso del
Mef che possono essere trasmessi al Ministero della salute e alle regioni, nonché le modalità di tale trasmissione
(comma 10, dell'art. 50 citato).
Al riguardo, il Mef ha inviato una nota all'Autorità al fine di avviare, insieme con le amministrazioni sottoscrittrici del
protocollo, una collaborazione volta alla revisione dello stesso, con particolare riferimento all'estensione delle cautele
già previste per il trattamento dei dati contenuti nelle prescrizioni di farmaci e di prestazioni specialistiche anche ai
trattamenti di dati contenuti nei nuovi flussi originati dai medici prescrittori (nota n. 65256 del 20 luglio 2012).
2.3 Con riferimento alla scheda 32 dell'Allegato B), è necessario integrare le fonti normative con l'indicazione del d.l.
9 febbraio 2012, n. 5 convertito in l. 4 aprile 2012, n. 35 che, all'art. 4, introduce alcune rilevanti semplificazioni in
materia di documentazione per le persone con disabilità e patologie croniche.
2.4 Nella scheda 34 del medesimo Allegato B), relativa alle attività medico legali inerenti l'accertamento dell'idoneità
al porto d'armi, occorre menzionare il R.D. 18 giugno 1931, n. 773 recante approvazione del testo unico delle leggi di
pubblica sicurezza, peraltro recentemente modificato dal d.lg. 26 ottobre 2010 n. 204 che ha, in particolare, dettato
nuove disposizioni relative al rilascio da parte del Questore del nulla osta all'acquisto di armi da parte di privati
subordinandolo alla presentazione di un certificato rilasciato, tra gli altri, dal settore medico legale delle Aziende
sanitarie locali (art. 35).
3. Tipologie di dati trattati
3.1 Nella scheda 12 dell'Allegato A) non risulta espressamente comprovata, anche sulla base della sintetica
descrizione del trattamento, l'indispensabilità dell'utilizzo da parte dall'amministrazione regionale di dati sensibili
relativi all'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o
sindacale per finalità di programmazione, gestione, controllo e valutazione dell'assistenza sanitaria. Occorre pertanto
espungere il riferimento a tali informazioni dalla tipologia di dati trattati senza che sia necessario sottoporre tale
scheda al Garante per un nuovo parere.
3.2 Analogo rilievo va formulato con riferimento ai medesimi tipi di dati indicati nella scheda 13 dell'Allegato A) che
riguarda le attività amministrative correlate all'assistenza socio-sanitaria a favore di fasce deboli di popolazione e di
soggetti in regime di detenzione. In relazione ai trattamenti presi in considerazione in questa scheda occorre
pertanto rivalutare l'indispensabilità dell'utilizzo dei predetti dati, tenendo in considerazione che nella corrispondente
scheda dell'Allegato B), di pertinenza delle aziende sanitarie (scheda 6), non è previsto il trattamento di questa
tipologia di dati per il perseguimento di attività similari. A seguito di tale valutazione, in caso di esito negativo,
occorre espungere l'indicazione della predetta tipologia di dati dalla scheda 13 dell'Allegato A) senza che sia
necessario sottoporla nuovamente al Garante per il parere. In caso di esito positivo, invece, è necessario integrare la
scheda 6 dell'Allegato B) menzionando tali informazioni tra la tipologia di dati trattati e documentare adeguatamente
l'indispensabilità dell'utilizzo dei dati in questione nella descrizione del trattamento e del flusso informativo,
sottoponendo la scheda così integrata al Garante per un nuovo parere.
4. Modalità di trattamento dei dati
Per ciò che concerne le attività medico-legali di competenza degli organismi sanitari, inerenti l'accertamento dell'idoneità in
ambito di diritto al lavoro e quelle amministrative correlate alle dipendenze, nelle schede 23 e 33 dell'Allegato B), vanno
integrate le modalità di trattamento dei dati indicando anche la modalità "supporto video". Conseguentemente, nella
descrizione del trattamento e del flusso informativo appare opportuno evidenziare che, in talune limitate e residuali
circostanze, in mancanza di modalità alternative più rispettose della dignità e della riservatezza della persona sottoposta ad
esame tossicologico, la ripresa del prelievo del campione biologico dell'interessato può risultare indispensabile per evitare la
manomissione del campione stesso. Le modalità del trattamento dei dati mediante l'utilizzo di "supporti video" potrà avvenire
nel rispetto delle garanzie che saranno individuate dal Garante con autonomo provvedimento a tutela della dignità e della
riservatezza degli interessati.
5. Operazioni eseguibili
5.1 Per quanto concerne le operazioni di trattamento, occorre espungere nella scheda 2 dell'Allegato A), tra i
destinatari delle comunicazioni, l'indicazione del "Ministero del Lavoro e della Previdenza sociale" e introdurre quella
del "Centro per l'impiego competente", in quanto, ai sensi dell'art. 1 comma 1180 della l. 27 dicembre 2006 n. 296, è
a tale servizio che deve essere indirizzata la comunicazione obbligatoria prevista in caso di instaurazione di rapporto
di lavoro subordinato e di lavoro autonomo in forma coordinata e continuativa da parte di pubbliche amministrazioni
in qualità di datori di lavoro. In conformità a tale rilievo, è necessario riformulare anche la relativa descrizione del
trattamento e del flusso informativo.
5.2 Con riferimento alla operazione di diffusione di dati sensibili e giudiziari riferiti a consiglieri e assessori,
menzionate nelle schede 37 e 40 dell'Allegato A), è opportuno specificare che tale operazione, ove venga effettuata
attraverso la rete Internet, deve avvenire nell'osservanza delle garanzie individuate dal Garante nelle "Linee guida in
materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato da soggetti
pubblici per finalità di pubblicazione e diffusione sul web" del 2 marzo 2011, [doc. web n. 1793203].
6. Descrizione del trattamento e del flusso informativo
6.1 Nella scheda 3 dell'Allegato B) relativa alle attività amministrative e certificatorie correlate alle vaccinazioni e alla
verifica dell'assolvimento dell'obbligo vaccinale si evidenzia l'opportunità per le regioni che hanno sospeso l'obbligo
vaccinale o le sanzioni ad esso connesse di modificare la Descrizione del trattamento e del flusso informativo in
conformità al quadro normativo regionale di riferimento.
6.2 Per ciò che concerne le attività amministrative correlate all'assistenza socio-sanitaria a favore di fasce deboli
della popolazione, occorre specificare, nella Descrizione del trattamento e del flusso informativo della scheda 6
dell'Allegato B), che gli organismi sanitari, nell'espletamento dei servizi di telesoccorso e telecontrollo, possono
trasmettere all'amministrazione regionale a fini di erogazione dei contributi agli anziani che ne facciano richiesta, in
luogo dei "dati individuali", i "dati identificativi e altre informazioni che risultano strettamente indispensabili rispetto
ai requisiti richiesti per l'erogazione del contributo" medesimo.
7. Conclusioni
Le regioni e le province autonome nell'aggiornare, sulla base dello schema tipo in esame, i propri atti regolamentari sul
trattamento dei dati sensibili e giudiziari, da effettuarsi presso le medesime regioni e province autonome, nonché le aziende
sanitarie, gli enti e agenzie regionali/provinciali, gli enti vigilati dalle regioni e dalle province autonome, sono tenuti a recepire
le indicazioni sopra formulate, tenendo presente che il trattamento dei dati sensibili e giudiziari non potrà essere effettuato in
difformità dalle indicazioni medesime. Al riguardo, si precisa che gli atti regolamentari adottati da ciascuna Regione o Provincia
autonoma in conformità alla versione aggiornata dello schema tipo di regolamento in esame, modificata in conformità alle
indicazioni contenute nei punti 1, 2, 3.1, 4, 5 e 6 del presente parere e dell'Allegato 1, non devono essere sottoposti
nuovamente al Garante per il parere, fermo restando quanto indicato nel punto 3.2.
TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:
ai sensi degli articoli 20, comma 2, e 154, comma 1, lett. g) del Codice, esprime parere favorevole sullo schema tipo
di regolamento predisposto dalla Conferenza delle regioni e delle province autonome per il trattamento dei dati
personali sensibili e giudiziari da effettuarsi presso le regioni e le province autonome, le aziende sanitarie, gli enti e
agenzie regionali/provinciali, gli enti vigilati dalle regioni e dalle province autonome in relazione alle finalità
perseguite nei singoli casi, a condizione che siano recepite le indicazioni fornite nei punti da 1 a 6 del presente parere
e nell'Allegato 1 che ne costituisce parte integrante.
Roma, 26 luglio 2012
IL PRESIDENTE
Soro
IL RELATORE
Soro
IL SEGRETARIO GENERALE
Busia
Allegato 1
Errori materiali presenti nello schema tipo aggiornato di regolamento per il trattamento di dati personali sensibili
e giudiziari da effettuarsi presso le regioni e le province autonome, le aziende sanitarie, gli enti e agenzie
regionali/provinciali, gli enti vigilati dalle regioni e dalle province autonome
1. All'articolo 3, comma 1, dello schema di deliberazione per l'adozione del regolamento per il trattamento di dati personali
sensibili e giudiziari da effettuarsi presso le regioni e le province autonome, le aziende sanitarie, gli enti e agenzie
regionali/provinciali, gli enti vigilati dalle regioni e dalle province autonome, sostituire:
a. le parole: "Allegato A (schede da A1 a A41)" con le seguenti: "Allegato A (schede da A1 a A40)";
b. le parole: "istituti specifici in ambito sanitario" con le seguenti: "istituti scientifici in ambito sanitario".
2. Nelle Avvertenze per la compilazione/consultazione delle schede relative ai singoli trattamenti sostituire le parole: "Al fine di
una maggiore semplificazione le disposizioni di legge citate" con le seguenti: "Al fine di una maggiore semplificazione le
disposizioni normative citate";
3. Nell'Elenco dei trattamenti descritti nell'Allegato A):
a. nel titolo della scheda n. 18 sopprimere le parole: "(fornitura di prodotti dietetici e di presidi sanitari a categorie
particolari)";
b. nella nota c) sopprimere le parole: ", delle IPAB";
c. nella nota d) sopprimere le parole: ", delle IPAB".
4. Nell'Elenco dei trattamenti descritti nell'Allegato B):
a. nel titolo della scheda 8 sopprimere la parola: "reddito";
b. nel titolo della scheda 23 sopprimere le parole: "(tossicodipendenze e alcool dipendenze)".
5. Nelle Comunicazioni previste nella scheda 3 dell'Allegato A) sopprimere la parola: "INPDAP";
6. Nella Descrizione del trattamento e del flusso informativo della scheda 10 dell'Allegato A), al paragrafo C), sostituire le
parole: "opinioni politiche, convinzioni religiose" con le seguenti: "dati idonei a rivelare l'adesione a partiti, sindacati,
associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale";
7. Nella Descrizione del trattamento e del flusso informativo della scheda 12 dell'Allegato A), alla voce dell'elenco: "assistenza
residenziale e semiresidenziale" sostituire la congiunzione: "e" con il segno d'interpunzione: "," e aggiungere infine le seguenti
parole: "e negli hospice";
8. Nella scheda 18 dell'Allegato A):
a. nelle Finalità del trattamento dopo le parole: "art.85, comma 1, lettera a)" aggiungere le seguenti: "D.Lgs.
196/2003)";
b. nella Denominazione del trattamento sopprimere le parole: "(fornitura di prodotti dietetici e di presidi sanitari a
categorie particolari)".
9. Nella Tipologia delle operazioni eseguite della scheda 27 dell'Allegato A) spuntare la casella relativa alla "comunicazione";
10. Nella Descrizione del trattamento e del flusso informativo della scheda 31 dell'Allegato A), nel terzo paragrafo sostituire le
parole: "dati sensibili idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche o sindacali o lo
stato di salute o dati giudiziari dell'interessato o dei suoi familiari" con le seguenti: "i dati sensibili e giudiziari individuati nella
presente scheda riferiti all'interessato o ai suoi familiari";
11. Nella Descrizione del trattamento e del flusso informativo della scheda 34 dell'Allegato A), nell'ultimo paragrafo,
aggiungere dopo le parole: "dati sensibili" le seguenti: "e giudiziari";
12. Nella Descrizione del trattamento e del flusso informativo delle schede 3, 4, 7, 8, 12, 14, 16, 38 e 39 dell'Allegato B), al
paragrafo dedicato all'indicazione dei soggetti destinatari delle comunicazioni finalizzate alle attività di programmazione,
gestione, controllo e valutazione dell'assistenza sanitaria di cui alla scheda 12 dell'Allegato A), sostituire la parola: "Regione"
con le seguenti: "Regione/Agenzia regionale di sanità";
13. Nelle Comunicazioni previste nelle schede 7 e 8 dell'Allegato B) sostituire la parola: "Regione" con le seguenti:
"Regione/Agenzia regionale di sanità";
14. Nella Denominazione del trattamento della scheda 23 dell'Allegato B) sopprimere le parole: "(tossicodipendenze e alcool
dipendenze)";
15. Nella scheda 15 dell'Allegato B):
a. nella Tipologia dei dati trattati eliminare le parole: "(specificare se: anamnesi familiare)" e le relative caselle;
b. nella Descrizione del trattamento e del flusso informativo, al secondo paragrafo, al primo punto dell'elenco dopo la
parola: "attività" aggiungere la seguente: "amministrativa" e al secondo punto dopo la parola: "attività" aggiungere
la seguente: "amministrative".
16. Nella Descrizione del trattamento e del flusso informativo della scheda 25 sostituire le parole: "Sistema Sanitario
Nazionale" con le seguenti: "Servizio sanitario nazionale";
17. Nella Descrizione del trattamento e del flusso informativo delle schede 25 e 39 consolidare le revisioni evidenziate nel
testo;
18. Nella Descrizione del trattamento e del flusso informativo della scheda 30 dell'Allegato B), al sesto paragrafo, dopo le
parole: "Ministero dell'Economia e delle Finanze" aggiungere le seguenti: "direttamente o tramite la specifica struttura
regionale".

   

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