Introduzione della Posta Elettronica Certificata (PEC) quale modalità ordinaria di spedizione degli atti al cliente.

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Creato Giovedì, 29 Settembre 2011 18:10

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I.N.A.I.L. (Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro)

Nota 21-6-2011 n. 4604
Introduzione della Posta Elettronica Certificata (PEC) quale modalità ordinaria di spedizione degli atti al cliente.
Emanata  dall’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro, Direzione centrale rischi, Ufficio tariffe, Direzione centrale P.O.C., Ufficio progettazione e gestione servizi virtualizzati.
Nota 21 giugno 2011, n. 4604 (1).
Introduzione della Posta Elettronica Certificata (PEC) quale modalità ordinaria di spedizione degli atti al cliente.

(1) Emanata dall’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro, Direzione centrale rischi, Ufficio tariffe, Direzione centrale P.O.C., Ufficio progettazione e gestione servizi virtualizzati.



 
Alle
Strutture centrali e territoriali
 
 




I  progetti di digitalizzazione dei documenti e dematerializzazione dei procedimenti amministrativi assumono grande rilevanza per un’organizzazione, in quanto consentono forti riduzioni di costi, sia per le spese di postalizzazione sia per le risorse umane destinate alla relativa attività di supporto, nonché aumenti significativi di efficienza.
Tra questi strumenti un ruolo di particolare centralità ed importanza è attribuito alla PEC, che presenta  forti similitudini con il servizio di posta elettronica tradizionale, con in più la possibilità di ottenere la garanzia del ricevimento del messaggio da parte del destinatario.
Può essere pertanto utilizzata per effettuare comunicazioni ufficiali per le quali il mittente necessita della prova dell'invio della comunicazione, nonché  del ricevimento della stessa da parte del destinatario.
Per  favorire la diffusione della PEC e l'adesione del sistema delle imprese  a tale nuova modalità di trasmissione degli atti, l'Istituto ha stipulato di recente un Protocollo d'intesa, reperibile sul Portale, con  diciassette associazioni di categoria, con le quali avvierà una collaborazione tesa alla concreta applicazione dell'accordo, con i conseguenti riflessi sulle attività delle Strutture.
Attualmente  si sta lavorando per consentire la spedizione tramite PEC degli atti inerenti la gestione del rapporto assicurativo, inizialmente di quelli giornalieri attualmente trasmessi via POM, in futuro di quelli massivi.
Con  la presente si intende pertanto favorire lo stato dell'arte, in modo da  condividere il percorso intrapreso e/o pianificato con tutti i futuri attori interni all'Istituto.
Il quadro normativo in materia si può così riassumere:
la L. 28 gennaio 2009, n. 2, di conversione del D.L. 29 novembre 2008, n. 185,  più noto come “decreto anti-crisi”, dispone che le Aziende costituite sotto forma di società devono dotarsi entro il 29 novembre 2011 di una casella di Posta Elettronica Certificata che deve essere depositata presso la competente Camera di Commercio. Tale obbligo non interessa le imprese individuali. Le società di nuova iscrizione, peraltro, sono tenute ad indicare il proprio indirizzo di posta elettronica nella domanda di iscrizione al registro delle imprese. Pertanto devono dotarsi  autonomamente della casella PEC prima della compilazione e dell'invio della pratica di iscrizione. I Professionisti iscritti in Albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato invece dovevano dotarsi già a decorrere dal 29 novembre 2009 di una propria casella PEC, da comunicare  ai propri Ordini Professionali, i quali
devono rendere tali elenchi disponibili per tutte le Pubbliche Amministrazioni.
Pertanto,  al fine di favorire la comunicazione nel più breve tempo possibile degli indirizzi PEC delle società, di diffondere l'utilizzo di tale canale di comunicazione per le imprese individuali, nonché per collaborare con gli altri attori del processo (Enti, intermediari, ecc.)  alla verifica dei dati attualmente contenuti nella banca dati di Unioncamere, oltre alla citata stipula del Protocollo di intesa, sono state pianificate le attività che seguono.



Tabella degli atti in uscita
Si  è già provveduto, in via preliminare, a predisporre una tabella che riassume le tipologie di documenti in uscita inerenti la gestione del rapporto assicurativo tra l'Istituto e i datori di lavoro.



Fase sperimentale
Si  sta avviando una fase sperimentale, che durerà presumibilmente fino a fine anno, in cui la spedizione via PEC si affiancherà alla spedizione tradizionale di atti della tipologia sopra individuata, a partire dai certificati di assicurazione, variazione e cessazione. Nell'immediato saranno destinatarie di questa sperimentazione 108.120 società i cui indirizzi PEC, trasferiti da Unioncamere, risultano sicuramente corretti. L'avvio della sperimentazione verrà comunicato per mezzo di un  messaggio inviato via PEC, da inviare contestualmente a tutte queste aziende, poiché potrebbe verificarsi il caso che non tutte siano potenzialmente interessate dall'inoltro di un provvedimento.
È  comunque previsto che, sia nei provvedimenti attualmente inviati centralmente via POM, sia in calce agli avvisi bonari, di prossima spedizione, venga inserito un breve messaggio che informi le ditte dell'avvio della sperimentazione, nonché rammenti, alle società, la citata scadenza del 29 novembre, ed alle ditte individuali la possibilità di comunicare comunque il proprio indirizzo PEC o quello di un intermediario, al fine di ricevere la corrispondenza, terminata la fase sperimentale, esclusivamente per il tramite di tale canale.



Campagna di outbound
Si  sta organizzando una campagna di outbound rivolta ad un campione di 22.000 aziende utilizzando gli operatori del Contact Center Integrato INPS/INAIL, destinata ad aziende il cui indirizzo PEC non sia considerato corretto, finalizzata a rendere nota alle aziende la necessità di aggiornare il proprio indirizzo PEC presso Unioncamere.



Campagna di comunicazione per il tramite degli intermediari
Si  intende avviare una campagna di comunicazione, attraverso gli indirizzi  PEC, destinata agli intermediari che potrebbero sensibilizzare i propri  assistiti sull'argomento.



Intese con le associazioni di categoria
Le  imprese individuali, come detto, ad oggi non hanno l'obbligo di legge di avere una PEC. Il Protocollo d'intesa appena siglato più innanzi citato ed il lavoro comune con le Associazioni di categoria potranno, auspicabilmente, favorire la diffusione della PEC presso questa tipologia di aziende.
Si riserva di fornire in seguito le necessarie indicazioni operative tese a garantire il buon esito delle iniziative concordate, rinnovando nel frattempo l'invito al presidio costante delle caselle PEC di struttura.


Il Direttore centrale rischi
Ing. Ester Rotoli


Il Direttore centrale P.O.C.
Dott. Giuseppe Mazzetti



D.L. 29 novembre 2008, n. 185